Responsable de projets : 5 leçons retenues ces 5 dernières années

Rien de très novateur me direz-vous, presque toutes les entreprises ont des responsables ou des chef(fes) de projets dans leur service, cependant, cette fonction et les compétences demandées diffèrent selon les entreprises.

Me concernant, je suis devenue responsable de projets “sur le tas” et j’ai adapté mes réponses, mon travail et mes compétences en fonction des besoins de chaque projet, des profils de mes collaborateurs et de mon apprentissage quotidien.

De plus, Uxer, étant une agence web à taille humaine, cette fonction m’a demandée de l’adaptabilité, et des ressources afin de trouver des solutions à chaque problématique, quelle qu’elles soient :)

Retour d’expérience de cet apprentissage “sur le tas”.

Leçon n°1

Une même méthode de projet peut s'appliquer pour l’ensemble de tes clients, mais tu dois toujours avoir une autre alternative si cette méthodologie ne convient pas à un client. C'est taméthodologie qui doit s'adapter à l'humain, au client, à sa demande et à son niveau de maturité, et pas le contraire, sinon cela ne fonctionnera pas dans le temps.

Pour savoir s’il faut adapter sa méthodologie au projet et au client, il faut :

• S’intéresser à son secteur d’activité et à son expérience
• Présenter notre équipe, notre organisation et notre façon de travailler de manière simple, sans utiliser trop de terme spécifiques et techniques qui pourraient l’effrayer
• Prendre en considération ses craintes et doutes pour l’aider à avancer, à le rassurer
• Rendre régulièrement des comptes sur l’avancée du projet

Synthétiser au maximum nos travaux

• Donner des conseils, avis ou bonnes pratiques

Leçon n°2

Selon moi, un Responsable de projet, c'est 40% d'expertise dans son secteur d'activité et60% de communication et de relationnel.

Pourquoi ? Parce que si j'ai une question spécifique sur une expertise métier, je suis entourée d'experts UX, UI ou technique qui sauront m'apporter une réponse précise et fiable, mais savoir retranscrire ces réponses de manière simple, ludique et compréhensible, c' est mon travail.

En effet, un responsable de projet doit fédérer et doit inspirer confiance et il doit pouvoir communiquer sur n’importe quel sujet (agréable ou pas) avec son client.

Un doute sur nos compétences techniques ? Une mauvaise compréhension sur le cahier des charges initial du projet amenant une frustration de part et d’autres ? Un périmètre du projet qui doit changer en cours de route et qui demande une enveloppe budgétaire supplémentaire ? Ou encore des tests utilisateurs qui remettent en cause un business model ?

Peu importe le sujet, le responsable de projet se doit de savoir aborder ces sujets plus ou moins délicats et de trouver une alternative acceptable pour tout le monde, en concertation avec son équipe et le client afin d’ouvrir le dialogue.

L’objectif final pour chacun de nous reste toujours laqualité du projet livréet lasatisfaction du client, mais tout en considérant les équipes Uxer et leurs travaux.

Donc on prend le temps d’écouter, de comprendre afin de pouvoir échanger et communiquer au mieux (avec une totale transparence c’est mieux 😉)

Leçon n°3

Un responsable de projet, c'est malgré lui, leparent de l'agence😉.

Il doit prendre en considération les humeurs, états d'âmes ou difficultés de chaque membre de l'équipe. Il doit aussi garantir la bonne cohésion de celle-ci, c’est vraiment important que personne ne se sente mis de côté, surtout sur une si petite structure où chaque personne a un vrai rôle à jouer.

Il faut aussi s’assurer qu’il y ait toujours du café à l’agence et de temps en temps, quelques bonbons ! Une équipe qui se sent bien, c’est une équipe qui prend plaisir à venir à l’agence, qui a à cœur de s’investir dans l’agence et qui contribue à la bonne ambiance collective 😊.

Leçon n°4

Etre responsable de projet, c'est devenir uncouteau-suisse, me concernant, voici la liste non exhaustive de ce que je dois faire au quotidien chez Uxer, qui je rappelle est une petite structure et demande donc d’être un peu touche-à-tout (ce que personnellement, j’apprécie beaucoup) :

• savoir acquérir de nouveaux clients
• fidéliser ceux existants
• manager : motiver mon équipe et la féliciter
• gérer le périmètre budget/temps de chaque projet
• avoir un esprit de synthèse et le sens des priorités
• répondre à toutes les sollicitations (externes ou internes)
• traiter toutes les problématiques
• gérer tout ce qui est administratif : facture, relance, gestion des congés…

Leçon n°5

Etre Responsable de projet, c’est unétat d’esprit, ça ne s’apprend pas dans les manuels, ça s’expérimente au quotidien et ça demande un réel self-control.

C’est ce qui m’a demandé le plus de travail : l’adaptabilité et la gestion de la pression. Si je suis stressée et submergée, je vais transmettre ces mauvaises ondes à tout le monde.

Comment j’ai fait pour gérer cette dernière partie ?

• Avec l’équipe, nous avons automatisé de nombreux process ce qui me permet de gagner du temps en avant-vente par exemple

• Mon planning macro est toujours à jour et je sais donc précisément la charge de travail pour chacune des personnes et donc, ce que je peux ajouter ou pas en terme de production
• Notre méthode agile SCRUM me permet de pouvoir gérer tous les aléas et imprévus de manière la plus sereine possible
• Et surtout, je suis entourée d’une équipe géniale, sur qui je peux m’appuyer pour n’importe quel sujet, qui prend le temps de m’expliquer les choses même quand c’est un peu technique #targetblank ;) et qui prend également le temps de m’écouter et m’aiguiller quand je suis dans une impasse, car cela m’arrive bien évidemment 🙂 💟