Mes outils de gestion de projet favoris

En tant que Responsable de projets chez Uxer, mon rôle pour garantir le succès des projets de notre entreprise est avant tout opérationnel.

Je suis chargée de planifier et superviser l'avancement de tous les projets, tout en maintenant une communication transparente et efficace avec nos clients. Je suis également garante du respect des deadlines et du budget de chaque projet.

La gestion de projet repose ainsi sur une planification minutieuse et une allocation efficace des ressources. Pour cela, j'utilise une combinaison d'outils qui me permettent de garder une vision d'ensemble tout en détaillant chaque projet.

Nous avons régulièrement une quinzaine de projets à faire avancer sur un même sprint , avec une équipe de production composée de 6 personnes.

Je dois donc jongler quotidiennement entre les demandes diverses et variées des clients et la charge de travail réalisable par chaque membre de l’équipe.

Sachant que ma règle n°1 est : ”Toujours répondre à son client !”

Pour réaliser cette “prouesse”, j’utilise quotidiennement un certain nombre d’outils dont je vais vous parler !

Pour ma planification et suivi de projets

Je tiens à jour un planning macro sous Excel qui est le point central de notre planification. Il répertorie tous les projets de l'agence, mettant en évidence les jalons critiques à respecter pour chaque domaine d'expertise, que ce soit l'UX, l'UI ou le développement technique. Cela me permet d'évaluer rapidement la charge de travail de chaque équipe et d'ajuster les plannings en conséquence. De plus, chaque planning prévisionnel est intégré à cette vue d'ensemble, garantissant une planification réaliste du côté de la production.

Pour affiner la planification, j'utilise en parallèle un planning micro par projet, toujours sous Excel. Cela me permet de découper la production en tâches spécifiques et de les organiser par sprint. Cette approche agile facilite la gestion quotidienne de la charge de travail et assure une progression régulière des projets.

Nous disposons également d'un outil interne dédié à la gestion de projet et client. Il nous permet de planifier les sprints, de suivre les enveloppes de temps par projet et de centraliser toutes les informations importantes relatives aux clients et aux projets.

Bientôt, cet outil nous servira également à traiter les tickets clients, remplaçant ainsi l'utilisation de Google Form pour collecter les demandes.

Pour ma communication

Une communication claire et régulière avec nos clients est essentielle pour maintenir leur confiance et les tenir informés de l'avancement de leurs projets.

Au début de chaque sprint, j'envoie à chaque client un rapport personnalisé par e-mail. Ce rapport présente les actions planifiées pour le sprint à venir ainsi qu'un rapport de temps détaillé, leur permettant de suivre leur budget en temps réel.

En cas de besoin, je complète cette communication par une visioconférence ou des échanges sur Slack pour discuter plus en détail des actions en cours.

A chaque début de sprint, j’envoie par email, de manière personnalisée à chaque client un rapport leur présentant :

• les actions planifiées sur le sprint à venir
• le rapport de temps détaillé afin de piloter leur budget en temps réel

Je complète cette communication par une visio quand cela est nécessaire 🙂 et aussi par Slack pour de l’échange rapide sur une action en cours.

En bref, les outils utilisés

Actuellement, j’utilise donc principalement quatre outils au quotidien pour gérer les projets de l'agence et communiquer avec nos clients :

• Excel
• Notre outil interne de gestion de projets et clients
• La suite Google : Google Forms, Gmail, Google Meet
• Slack

Ces outils combinés avec mon capital sympathie et une équipe d'experts dévoués nous permettent de fournir un travail de qualité et d'obtenir des retours positifs de nos clients.

En conclusion, la combinaison d'une planification rigoureuse, d'une communication transparente et d'une utilisation efficace des outils nous permet de gérer avec succès les multiples projets de notre agence tout en répondant aux besoins et attentes de nos clients.