Publié le 07 juil. 2021 (Modifié le 07 juil. 2021)
Rester agile pendant une pandémie mondiale
Je ne vous apprends rien si je vous dis que depuis 2019, nous subissons une pandémie mondiale #COVID, et comme toute agence, nous avons du nous adapter et nous organiser afin de garantir la continuité de nos projets et la pérennité de notre petite (mais costaud) agence.
Uxer - Claire

Claire

Responsable projets

Je vais donc vous parler de tout ce que nous avons mis en place pour faire en sorte que cette curieuse période se passe du mieux possible.

Step 1 : Communication et dialogue

Avant toute chose, après un temps de latence qui a été observé chez nous et tous nos clients afin de digérer l'information de ce premier confinement, nous avons pris la décision de nous réunir autour d'une table et d'un café (le dernier en présentiel avant quelques temps) afin de réfléchir ensemble à une organisation de travail répondant à ces contraintes de confinement. Dialogue et échange étaient de mises 💬.

En effet, chaque personne a un ressenti personnel concernant cette pandémie, a une situation familiale et personnelle unique, ou encore un mode de transport qui était perturbé (tram, bus, train).

Ainsi, l'enjeu, afin de proposer un plan d'action ou une nouvelle organisation de travail qui soit réaliste et confort pour tout le monde, était de connaître le ressenti, l'opinion et les conditions de travail de chacun.

Un tour de table s'imposait donc 😃.

Étant une équipe de 6 personnes il a été assez simple de récolter toutes ces informations et ces avis, et à la fin, nous avons donc, tous ensemble, réfléchi à la manière dont on voulait travailler pour les quelques mois à venir (on ne savait pas encore que cela durerait plus d'un an).

Step 2 : application de SCRUM à domicile

Bye bye notre tableau grandeur nature avec nos post-it de tâches à réaliser sur un sprint et surtout bye-bye la pause café entre collègues 😢

Pour ce qui est de notre organisation de travail, nous avions déjà toute notre méthode de travail Scrum (redirection vers article Scrum) accessible en numérique, donc notre organisation déjà solide et éprouvée allait faire ses preuves une nouvelle fois 🙂 Voici les outils qui nous ont permis de rester connectés et de continuer à travailler comme si de rien n'était 🙃

  • Scumpy : notre outil de gestion et suivi de production
  • Slack : notre outil de papotage favoris 😉
  • Mana : notre outil interne développé par nos soins qui nous permet de timer notre production et faire des comptes-rendus précis à nos clients
  • Google Meet : notre outil de visioconférence préféré
  • Gmail : notre outil pour communiquer les livrables, planning ou autres informations à nos clients
  • Notion : notre outil de d'organisation et prises de notes fétiche

Avec ces quelques outils, nous pouvions : planifier, suivre et donc assurer notre production, faire un retour à nos clients sur celle-ci et échanger entre nous, le B-A-BA.

En amont, nous nous sommes cependant assurés que chacun ait un poste de travail confortable à son domicile, une connexion internet décente, et une situation personnelle permettant d'avancer dans des conditions sereines (travailler avec 3 enfants en bas âge et un chat qui miaule 20h/24h, ce n'est pas l'idéal qu'on se le dise 😉).

Également, pour les personnes qui préféraient travailler à l'agence, chacun avait un jeu de clé et la machine à café à dispo avec des capsules ;), aucun interdit de ce côté-là !

L'ajustement principal fut l'adaptation de notre point quotidien (le daily ⏲). Après discussion, nous l'avons déplacé du midi au matin, il deviendrait ainsi notre premier rendez-vous de la journée, ce qui nous permettrait de :

  • Nous dire bonjour et prendre des nouvelles des uns et des autres quotidiennement (nous n'étions cependant pas prêt à entendre Manu nous dire "C'est la fatiiiigue 🥱" tous les jours ou à écouter Romain pousser la chansonnette car il est très matinal)
  • Avoir une heure d'embauche identique
  • Savoir ce qui avait été fait la veille, ce qui allait être fait dans la journée et s'il y avait des points de blocage, et ce pour chacun d'entre nous

En effet, le challenge n'était finalement pas de travailler et de tenir nos délais avec le télétravail (aspect sur lequel nous étions assez confiants), mais surtout de garantir une bonne communication entre chacun et maintenir la fluidité que nous offrait le travail en présentiel.

Bref, c'était parti, nous allions donc travailler de chez nous, une nouvelle méthode de travail à apprivoiser ! 🙂

Step 3 : un petit retour aux sources

Après 7 semaines non stop de télétravail, nous nous manquions 🙂, et surtout nous avions eu quelques loupés en termes de communication (rien de dramatique),mais les débuts de sprint et fin de sprint étaient moins efficaces et moins clairs pour chacun.

Difficile de maintenir un point de 2h00 non-stop avec toute une équipe, en gardant notre concentration, écoute et compréhension, ce qui a forcément engendré quelques loupés !

Nous sommes donc tombés d'accord afin de revenir à l'agence tous les lundis de début de sprint et tous les vendredis de fin de sprint afin de bien organiser nos sprints.

Puis nous étions contents de nous voir 🙂 mais attention, qui dit présentiel, dit précautions : masque obligatoire, gel hydroalcoolique et ménage hebdomadaire maintenu.

1 an et demi après, nous avons toujours ce rythme et cela nous convient parfaitement. Notre rythme est trouvé ! 🎉

Quel est le bilan ?

Très positif 😇 :

  • On s'est découvert des ressources insoupçonnées (oui, oui, tout ça) : des facilités d'adaptation, de flexibilité et de communication même à distance 😊
  • On a fait une de nos meilleures années d'agence en termes de chiffre d'affaires, malgré tout
  • Cela nous a permis de valider et confirmer notre organisation de travail Scrum (pratique agile), et les outils utilisés au quotidien

Mais chuuut 🤫, je vais vous dévoiler un secret : on se manque quand même un peu, et on préfère se voir en vrai, notamment pour Banger le midi.

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