Il est temps de faire le bilan de presque dix années d’organisation sur le terrain (déjà !). L’objectif : vous partager nos difficultés, nos réussites et nos trouvailles. Du choix de la méthode à l’organisation progressive de la production d’applications et de sites web, jusqu’à aujourd’hui !

Les premières années furent empiriques. Il s’agissait à l’époque d’une expérimentation “à ciel ouvert” et par tâtonnement successif, dans l’idée de prendre nos repères et choisir notre voie. Nous étions soumis aux quatre vents. Prêt à toutes les folies, pour signer et accompagner nos premiers projets. Prenant soir et week-end pour y parvenir, testant de multiples techniques et méthodes. Curieux de créer et à l’écoute de ceux qui nous précèdent.

C’est sur ce terreau fertile, bien qu’anarchique, que nous avons découvert le principe de l’agilité. Un grand mot qui a fait naitre notre volonté d’acquérir des fondations solides sur lesquelles structurer notre vision : transparence, collaboration, communication et adaptation. Quatre grands piliers pour s’engager à bâtir une organisation pérenne, que nous avons couplée à un cadre de travail plus pratique : S.C.R.U.M. Une méthode qui permet d’animer une équipe, au quotidien, autour d’un but commun : celui de créer des produits de la plus grande valeur possible.

Nous avions en l’espace de quelques mois de quoi faire pour continuer notre expérience grandeur nature et organiser notre travail autour de ce grand principe et de cette méthode. Nous avons aussi rencontré notre première difficulté : organiser notre travail à partir d’un principe et d’une méthode si spécifique - qui plus est face à des interlocuteurs massivement peu formés à ce type de pratique - peut vite devenir un véritable casse-tête !

Nous étions constamment tiraillés entre notre volonté de bien faire en appliquant une méthode à la lettre et la réalité du terrain...

En effet, dans un projet, nos interlocuteurs (clients ou utilisateurs) détiennent une quantité de savoir qu’il nous faut recueillir et organiser pour garantir le respect des besoins exprimés. Nous devons aussi communiquer et faire comprendre les enjeux et les contraintes du projet à tous, et suivre l’évolution dans le temps. Et enfin, nous devons nous adapter à chaque instant pour remplir les objectifs fixés. Toutefois, il est très vite apparu que cette démarche de communication, de sensibilisation et de formation, sur la base de la méthode S.C.R.U.M, garante de notre capacité à produire, n’était pas facilement déployable pour la majorité des projets que nous voulions accompagner.

Pourquoi ? L’agilité suppose une souplesse et un engagement qui est loin d’être un acquis, encore moins dans l’hexagone - bien que cela puisse évoluer positivement avec le temps. La pratique soulève de nombreuses incertitudes et peut susciter des craintes ; qui sont autant de freins, légitimes ou non, à l’adoption.

Nous avons très vite été confrontés au besoin de pallier ces difficultés, notamment par la rédaction de conditions contractuelles interminables, détaillant chaque principe de la méthode à adopter, et autant de clauses spécifiques. Afin de nous adapter à la réalité d’un marché qui n’était pas prêt à croire les yeux fermés en la vertu de notre approche.

De fil en aiguille, nous risquions également de tomber dans l’un des nombreux pièges de cette belle intention qu’est l’agilité. Comme de répercuter les manquements sur une équipe qui produit, en les contraignant davantage dans leurs travaux dans le seul but d’apporter des garanties supplémentaires à nos clients. Ou bien de transformer la promesse de transparence et d’autonomie en une surveillance continue de l’équipe et des individus ; une ingérence contre-productive qui contrevient à l’idée première de confiance envers son équipe de travail.

Bien qu’aucune méthode ne soit directement responsable des biais provoqués par une mauvaise mise en œuvre de celle-ci, les pièges évoqués sont des travers classiques et sont le fruit des incertitudes de l’humain, qui cherche à contrôler toujours plus une situation à mesure que la place des inconnus grandit.

Face à ce constat cinglant, disons cette impasse, il nous fallait déconstruire la méthode (n’en déplaise aux puristes) pour recréer à partir de nos propres contraintes une méthode plus proche de notre réalité. Un hybride plus adapté à la taille et aux moyens de notre structure tout en conservant les valeurs de l’agilité. Voyons ce qu’il en est !

Je propose de développer ici les évolutions clés de la méthode S.C.R.U.M, celles qui ont transformé la manière de l’aborder tout en gardant (d’après nous) les grands principes de l’agilité. Ce sont nos choix, ils sont parfaitement discutables et sont d’ailleurs une source de débats internes constant. De plus, ils continuent d’évoluer avec le terrain et l’expérience, mais de grandes lignes de forces s’en dégagent, les voici !

Une production organisée autour d’un seul kanban, par périodes successives et continues, multi-projet et multi-métiers. Voici la base de notre organisation et la vision fondamentale dont découlent les autres aspects de notre méthode.

Nous aurions pu opter pour un kanban par projet et/ou par métier, mais la taille de notre équipe (8 personnes en moyenne) et l’impossibilité d’organiser autant de rituels que de projets, nous plaçaient devant l’évidence même. Ainsi, un sprint, c’est-à-dire une période de production, devait pouvoir accueillir plusieurs projets, et l’ensemble de nos métiers, sur une période définie et répétable à l’infini (par itération continue). Nous avons donc opté pour des périodes de 15 jours, car nous y trouvons un excellent compromis entre rapidité d’exécution des travaux engagés et durée suffisante pour s’organiser en équipe et travailler sur des incréments de toutes tailles.

Finalement, après plusieurs années, ce rythme est toujours celui que nous pratiquons.

Aujourd’hui, nous pourrions même envisager de doubler notre capacité productive en organisant plusieurs kanbans en parallèle si l’équipe venait à s’étoffer au-delà d’une certaine taille tout en conservant la souplesse d’une équipe agile. Il nous arrive parfois également de créer des kanbans supplémentaires, afin de répondre à un besoin spécifique et éphémère. Pour appliquer, par exemple, les conditions d’une période de garantie.

Cette “scalabilité” qui donne la souplesse de notre organisation suppose toutefois de disposer d’une direction solide pour piloter une vue d’ensemble. Nous avons passé beaucoup d’années à suivre les indicateurs clés de l’agilité sans toutefois y trouver une véritable source d’inspiration. Je parle notamment de la vélocité qui est un indicateur très fiable de la capacité productive d’une équipe, mais qui trouve rapidement ses limites. Quand l’équipe est rodée - après quelques mois de production - cet indicateur perd de son intérêt, car les personnes développent rapidement une forme d’intuition, qui leur permet de définir la charge et de suivre le rythme de travail en autonomie. Sauf à tordre le calcul de la vélocité pour en faire un objectif de performance, ce qui d’après nous est un écueil à éviter absolument !

Ainsi, nous pratiquons l’estimation de nos tâches - à l’aide de la suite de Fibonacci - et nous suivons toujours cet indicateur afin de garantir une vision de la charge et d’orienter nos décisions. Nous utilisons toutefois assez peu l’indicateur de vélocité pour les raisons évoquées précédemment. Nous doublons cependant notre estimation avec le suivi des temps passés (Time Tracking) par l’équipe afin d’enrichir notre base de connaissance dans le but de compléter nos historiques, d’affiner nos estimations futures et de répondre aux enjeux de transparence auprès de nos clients.

De manière logique : nous itérons, restituons et découpons le fruit de nos travaux, de nos recherches, et des réflexions issues de nos échanges, dans un backlog fonctionnel. Une liste de fonctionnalités que nous hiérarchisons à l’aide d’épiques, de versions et de stories. Ainsi, nous racontons l’histoire de ce qui doit devenir une application web pleinement utilisable à l’aide d’une pratique plutôt scolaire de la méthode. Qui a fait ses preuves !

Nous n’hésitons pas cependant à réorganiser nos tâches, à les renommer et réécrire au fur et à mesure de la création du produit : que ce soit par projet, par métier, et par lot de fonctionnalités front-end et back-end. Cela intègre bien un ensemble de fonctionnalités (stories), mais elles n’apparaissent plus nécessairement en cohérence avec le découpage de la méthode initiale, hum… 🤔

Nous laissons ainsi plus de place à la capacité créative et organisationnelle de l’humain qui est en charge de l’incrément en lui laissant une plus grande souplesse de structure et de réflexion ; capacité qui diffère en fonction des personnes et de la composition d’une équipe. Nous faisons ainsi un pas de plus dans l’autonomie d’une équipe de travail.

Rassurez-vous (pour ceux qui s’inquiètent 😅)! Cette méthode est rodée et nous gardons le fil, car le backlog (c’est-à-dire la liste des fonctionnalités qui peut se compléter d’un ensemble d’autres supports de travail) reste la base documentaire et fonctionnelle de référence et accompagne le projet et les discussions jusqu’à sa recette, sa livraison, et même après.

Nous n’attendons pas nécessairement la fin d’une période de production pour livrer le fruit de notre travail (comme il est d’usage dans la méthode). Nous avons fait le choix de livrer et de présenter le résultat des travaux indifféremment de la période dans laquelle nous sommes (début, milieu ou fin de sprint). C’est un choix complexe, mais nécessaire dans notre cas, car nous traitons de multiples projets et avons de multiples clients. Nous ne pourrions tous les livrer simultanément.

De plus, une solution web peut être amenée à évoluer très rapidement, par petites itérations successives, sans forcément qu’il soit indispensable de se soucier immédiatement de la finition et du rendu graphique de celle-ci. Dans notre cas, c’est différent, car nos clients et nous-mêmes attachons autant d’importance à la valeur du rendu final qu’à la valeur fonctionnelle. La valeur fonctionnelle n’étant pas nécessairement perçue aussi aisément et aussi rapidement que le rendu visuel. D’où l’importance de soigner le résultat de nos incréments livrés.

Ainsi, nous adaptons nos périodes de livraison en fonction d’un découpage par lot qui tient compte de la valeur globale du produit, et non uniquement de son aspect fonctionnel ou d’une liste de fonctionnalités prédécoupées, additionnées et priorisées.

Cela pourrait semblait contrevenir aux attentes de la méthode, qui du fait de sa technicité apparente, semble attacher plus d’importance à la valeur fonctionnelle d’un produit, sans donner autant d’importance par exemple à l’esthétisme ou à l’ergonomie, et encore moins à l’impact sur son environnement.

Mais, dans notre expérience, la recherche d’incrément rapide, évolutif et parfaitement fonctionnel ET un design soigné couplé à une ergonomie bien étudiée ET une réflexion autour des impacts environnementaux, sont des objectifs qui ne s’opposent pas nécessairement - pour peu que la chaîne de production intègre et garantisse lesdites valeurs dans toutes ses étapes de travail.

Cela demande toutefois une plus grande sensibilité et une coordination des métiers, ce qui rejoint notre vision d’une production multi-métiers et ouvre à une communication plus fluide de l’équipe avec nos clients.

Enfin, cet enrichissement croisé vient compléter les attendus de ceux qui héritent du résultat des travaux précédent. Notamment par l’amélioration des livrables proposés. Et une plus grande richesse de savoir dans les moments de transmission entre les différents métiers. Cela reste toutefois un véritable champ d’exploration sur lequel nous apprenons, encore et chaque jour, pour nous améliorer !

Une chose ne change pas chez Uxer : les rituels ! La valeur des cérémonies proposées par la méthodologie S.C.R.U.M est indéniable. Qu’il s’agisse du Daily chaque jour, de la Planification, de la Revue et la Rétrospective à chaque sprint, il apparait difficile de procéder autrement tant chaque moment apporte de véritables gains, est convivial et assure un suivi de qualité. C’est l’esprit même de la méthode et son essence indéfectible.

Ceci étant dit. Nous étions face à une nouvelle difficulté lors du rituel de la planification, car comme déjà exposé, nous traitons de multiples projets, mais aussi des langages de code qui diffèrent et des expertises qui ne sont pas toujours partagées uniformément au sein de l’équipe - et cela même si l’équipe se veut pluridisciplinaire.

Il y a en effet des limites qui sont difficiles à dépasser surtout quand le savoir acquis provient d’une très longue expérience. Il apparaissait alors irréaliste de lister nos projets, missions et tâches ou de planifier des lots de travail, puis de demander à l’équipe de prendre chaque tâche dans l’ordre et indistinctement.

La solution trouvée ? La voici : assigner la plupart de nos tâches dès la planification.

Nous sortons là encore de l’usage classique qui voudrait que l’assignation soit progressive et prise dans l’ordre de la priorisation initiale. C’est toutefois une décision réfléchie, prise en autonomie par l’équipe pour chacune de nos tâches, et cela même si des préconisations peuvent être faites par le responsable du projet (Le Product Owner). De plus, l’équipe conserve la possibilité à tout moment de modifier sa décision.

Selon nous, et après plusieurs années d’expérimentation, cette hybridation de la méthode permet une plus grande finesse d’organisation, une meilleure répartition de la charge d’un sprint, surtout au départ d’une période, sans pour autant s’opposer à la priorisation globale et à la souplesse d’une assignation plus tardive.

Nous pratiquons également l’échange d’une tâche par une autre de même valeur ou de valeur similaire pour peu que l’équipe soit en accord avec cette modification du périmètre à produire.

Aujourd’hui encore, nous tentons, par l’expérience concrète, d’allier les grands principes du manifeste agile en rendant vivante la méthode. Les évolutions des réalités humaines, pratiques et technologiques, du secteur de la création et du développement d’applications et de sites web, nous emmènent sur des chemins nouveaux, qui, à mon sens, n’annulent en rien l’ancien monde. Elles nous invitent au contraire à approfondir les valeurs intrinsèques de nos méthodes et de la vision de notre travail, au quotidien et dans la durée. Et leurs conditions d’application dans les entreprises, pour les renouveler et leur donner toujours plus de sens.

Retour d’expérience sur 10 années d’agilité en agence, ce qu’on a gardé, ce qu’on a modifié et quelques unes des leçons que l’on en a tiré !

En tant que Responsable de projets chez Uxer, mon rôle pour garantir le succès des projets de notre entreprise est avant tout opérationnel.

Je suis chargée de planifier et superviser l'avancement de tous les projets, tout en maintenant une communication transparente et efficace avec nos clients. Je suis également garante du respect des deadlines et du budget de chaque projet.

La gestion de projet repose ainsi sur une planification minutieuse et une allocation efficace des ressources. Pour cela, j'utilise une combinaison d'outils qui me permettent de garder une vision d'ensemble tout en détaillant chaque projet.

Nous avons régulièrement une quinzaine de projets à faire avancer sur un même sprint , avec une équipe de production composée de 6 personnes.

Je dois donc jongler quotidiennement entre les demandes diverses et variées des clients et la charge de travail réalisable par chaque membre de l’équipe.

Sachant que ma règle n°1 est : ”Toujours répondre à son client !”

Pour réaliser cette “prouesse”, j’utilise quotidiennement un certain nombre d’outils dont je vais vous parler !

Pour ma planification et suivi de projets

Je tiens à jour un planning macro sous Excel qui est le point central de notre planification. Il répertorie tous les projets de l'agence, mettant en évidence les jalons critiques à respecter pour chaque domaine d'expertise, que ce soit l'UX, l'UI ou le développement technique. Cela me permet d'évaluer rapidement la charge de travail de chaque équipe et d'ajuster les plannings en conséquence. De plus, chaque planning prévisionnel est intégré à cette vue d'ensemble, garantissant une planification réaliste du côté de la production.

Pour affiner la planification, j'utilise en parallèle un planning micro par projet, toujours sous Excel. Cela me permet de découper la production en tâches spécifiques et de les organiser par sprint. Cette approche agile facilite la gestion quotidienne de la charge de travail et assure une progression régulière des projets.

Nous disposons également d'un outil interne dédié à la gestion de projet et client. Il nous permet de planifier les sprints, de suivre les enveloppes de temps par projet et de centraliser toutes les informations importantes relatives aux clients et aux projets.

Bientôt, cet outil nous servira également à traiter les tickets clients, remplaçant ainsi l'utilisation de Google Form pour collecter les demandes.

Une communication claire et régulière avec nos clients est essentielle pour maintenir leur confiance et les tenir informés de l'avancement de leurs projets.

Au début de chaque sprint, j'envoie à chaque client un rapport personnalisé par e-mail. Ce rapport présente les actions planifiées pour le sprint à venir ainsi qu'un rapport de temps détaillé, leur permettant de suivre leur budget en temps réel.

En cas de besoin, je complète cette communication par une visioconférence ou des échanges sur Slack pour discuter plus en détail des actions en cours.

A chaque début de sprint, j’envoie par email, de manière personnalisée à chaque client un rapport leur présentant : 

les actions planifiées sur le sprint à venir 

le rapport de temps détaillé afin de piloter leur budget en temps réel

Je complète cette communication par une visio quand cela est nécessaire 🙂 et aussi par Slack pour de l’échange rapide sur une action en cours.

Actuellement, j’utilise donc principalement quatre outils au quotidien pour gérer les projets de l'agence et communiquer avec nos clients :

Notre outil interne de gestion de projets et clients

La suite Google : Google Forms, Gmail, Google Meet

Ces outils combinés avec mon capital sympathie et une équipe d'experts dévoués nous permettent de fournir un travail de qualité et d'obtenir des retours positifs de nos clients.

En conclusion, la combinaison d'une planification rigoureuse, d'une communication transparente et d'une utilisation efficace des outils nous permet de gérer avec succès les multiples projets de notre agence tout en répondant aux besoins et attentes de nos clients.

Tous les outils que j’utilise pour garantir le succès des projets de l’agence !

Outils de gestion de projet d'une agence digitale pour la planification, le suivi de projets et la communication avec les clients

Les outils pour la gestion de projet d'une agence digitale

Rien de très novateur me direz-vous, presque toutes les entreprises ont des responsables ou des chef(fes) de projets dans leur service, cependant, cette fonction et les compétences demandées diffèrent selon les entreprises.

Me concernant, je suis devenue responsable de projets “sur le tas” et j’ai adapté mes réponses, mon travail et mes compétences en fonction des besoins de chaque projet, des profils de mes collaborateurs et de mon apprentissage quotidien.

De plus, Uxer, étant une agence web à taille humaine, cette fonction m’a demandée de l’adaptabilité, et des ressources afin de trouver des solutions à chaque problématique, quelle qu’elles soient :)

Retour d’expérience de cet apprentissage “sur le tas”.

Une même méthode de projet peut s'appliquer pour l’ensemble de tes clients, mais tu dois toujours avoir une autre alternative si cette méthodologie ne convient pas à un client. C'est ta méthodologie qui doit s'adapter à l'humain, au client, à sa demande et à son niveau de maturité, et pas le contraire, sinon cela ne fonctionnera pas dans le temps.

Pour savoir s’il faut adapter sa méthodologie au projet et au client, il faut :

S’intéresser à son secteur d’activité et à son expérience

Présenter notre équipe, notre organisation et notre façon de travailler de manière simple, sans utiliser trop de terme spécifiques et techniques qui pourraient l’effrayer

Prendre en considération ses craintes et doutes pour l’aider à avancer, à le rassurer

Rendre régulièrement des comptes sur l’avancée du projet

Donner des conseils, avis ou bonnes pratiques

Selon moi, un Responsable de projet, c'est 40% d'expertise dans son secteur d'activité et 60% de communication et de relationnel. 


Pourquoi ? Parce que si j'ai une question spécifique sur une expertise métier, je suis entourée d'experts UX, UI ou technique qui sauront m'apporter une réponse précise et fiable, mais savoir retranscrire ces réponses de manière simple, ludique et compréhensible, c' est mon travail.

En effet, un responsable de projet doit fédérer et doit inspirer confiance et il doit pouvoir communiquer sur n’importe quel sujet (agréable ou pas) avec son client.

Un doute sur nos compétences techniques ? Une mauvaise compréhension sur le cahier des charges initial du projet amenant une frustration de part et d’autres ? Un périmètre du projet qui doit changer en cours de route et qui demande une enveloppe budgétaire supplémentaire ? Ou encore des tests utilisateurs qui remettent en cause un business model ?

Peu importe le sujet, le responsable de projet se doit de savoir aborder ces sujets plus ou moins délicats et de trouver une alternative acceptable pour tout le monde, en concertation avec son équipe et le client afin d’ouvrir le dialogue.

L’objectif final pour chacun de nous reste toujours la qualité du projet livré et la satisfaction du client, mais tout en considérant les équipes Uxer et leurs travaux.

Donc on prend le temps d’écouter, de comprendre afin de pouvoir échanger et communiquer au mieux (avec une totale transparence c’est mieux 😉)

Un responsable de projet, c'est malgré lui, le parent de l'agence 😉.

Il doit prendre en considération les humeurs, états d'âmes ou difficultés de chaque membre de l'équipe. Il doit aussi garantir la bonne cohésion de celle-ci, c’est vraiment important que personne ne se sente mis de côté, surtout sur une si petite structure où chaque personne a un vrai rôle à jouer.

Il faut aussi s’assurer qu’il y ait toujours du café à l’agence et de temps en temps, quelques bonbons ! Une équipe qui se sent bien, c’est une équipe qui prend plaisir à venir à l’agence, qui a à cœur de s’investir dans l’agence et qui contribue à la bonne ambiance collective 😊.

Etre responsable de projet, c'est devenir un couteau-suisse, me concernant, voici la liste non exhaustive de ce que je dois faire au quotidien chez Uxer, qui je rappelle est une petite structure et demande donc d’être un peu touche-à-tout (ce que personnellement, j’apprécie beaucoup) :

manager : motiver mon équipe et la féliciter

gérer le périmètre budget/temps de chaque projet

avoir un esprit de synthèse et le sens des priorités

répondre à toutes les sollicitations (externes ou internes)

gérer tout ce qui est administratif : facture, relance, gestion des congés…

Etre Responsable de projet, c’est un état d’esprit, ça ne s’apprend pas dans les manuels, ça s’expérimente au quotidien et ça demande un réel self-control.

C’est ce qui m’a demandé le plus de travail : l’adaptabilité et la gestion de la pression. Si je suis stressée et submergée, je vais transmettre ces mauvaises ondes à tout le monde.

Comment j’ai fait pour gérer cette dernière partie ?

Avec l’équipe, nous avons automatisé de nombreux process ce qui me permet de gagner du temps en avant-vente par exemple

Mon planning macro est toujours à jour et je sais donc précisément la charge de travail pour chacune des personnes et donc, ce que je peux ajouter ou pas en terme de production

Notre méthode agile SCRUM me permet de pouvoir gérer tous les aléas et imprévus de manière la plus sereine possible

Et surtout, je suis entourée d’une équipe géniale, sur qui je peux m’appuyer pour n’importe quel sujet, qui prend le temps de m’expliquer les choses même quand c’est un peu technique #targetblank ;) et qui prend également le temps de m’écouter et m’aiguiller quand je suis dans une impasse, car cela m’arrive bien évidemment 🙂 💟

5 ans de responsable projet en agence digitale, 5 leçons retenues

Depuis plus de 5 ans, je suis responsable de projet au sein de l'agence digitale de Bordeaux, Uxer. Je vous parle de ce que j’ai appris tout au long de cette aventure !

5 leçons de responsable de projet en agence digitale

Responsable de projets : 5 leçons retenues ces 5 dernières années

En mars 2019, comme la grande majorité des entreprises, nous nous sommes organisés en full télétravail afin de respecter les consignes gouvernementales. Puis le temps passant, nous nous sommes habitués à cette organisation, ”confort” diront certains, et avons donc maintenu le télétravail un certains temps.

Cependant, cela ne convenait pas à toute l’équipe. Mais paradoxalement, nous ne nous voyions pas revenir à 100% en présentiel à l’agence, même si nos locaux sont top et les collègues super sympas (enfin certains plus que d’autres 😉).

De plus, les membres de l’équipe avaient évolué personnellement pendant cette période COVID, achetant des maisons à plusieurs 10aines de km de l’agence, fondant une famille, ayant trouvé l’amour…Tout le monde avait construit sa vie personnelle en tenant compte de cette nouvelle organisation et ces contraintes qui avaient duré pendant plusieurs mois.

Malgré tout, il fallait trancher et trouver une nouvelle organisation interne comme le 100% télétravail n’avait pas trouvé une adhésion collective (et oui, on se manquait ❤️).

Quelle décision prendre et comment la prendre ?

Ce n’est pas évident de prendre une décision seule sur la meilleure organisation à adopter tout en tenant compte un maximum des contraintes et souhaits de chacun : soit je tranchais, au risque d’imposer une organisation interne sans obtenir d’adhésion collective, soit je faisais travailler mes méninges et trouvais une autre solution, plus collaborative.

J’ai sondé auprès de connaissances et autres “managers” et les réponses étaient souvent les mêmes : ils étaient soit pour le télétravail, soit contre le télétravail mais ne proposaient pas vraiment d’alternatives…

Chez Uxer, on prône le collaboratif, le participatif et l’humain, j’ai donc finalement décidé de monter un atelier UX sur cette question afin de soulever toutes les problématiques remontées par l’équipe pour y apporter des solutions tous ensemble (j’ai pu m’inspirer des pratiques UX de notre Designer UX, merci Romain 🙂.)

Après avoir réalisé cet atelier UX  sur la problématique du télétravail, nous avons réussi à trouver une alternative qui convienne à tout le monde 🙂 :

Pourquoi avoir fait le choix d’être plus en télétravail qu’en présentiel ?

Plutôt que de répondre à cette question, je vous laisse découvrir les avantages et inconvénients du télétravail qui ont émanés de cet atelier et surtout, les solutions que nous avons mises en place pour arriver à cet équilibre 🙂 En lisant ce bilan, vous comprendrez ;)

👍 Quelques points positifs du télétravail

Ne pas être dérangé par le bruit ambiant ou les personnes à côté

Pas de perte de temps et d’argent dans les transports, moins de fatigue

Certaines personnes travaillent plus 👨🏻‍💻

Une partie de l'équipe esquive le virus 🦠

👎 Quelques inconvénients du télétravail

Moins bonne fluidité dans la communication & dans la production

Démotivation, solitude, perte de lien social

Perte de la bonne entente et de la cohésion interne. Chacun reste chez soi et on perd cette osmose

Moins de réactivité entre chaque personne

Pas le bon matériel pour bien travailler : pas de second écran, chaises...

Peut être dérangé ou déstabilisé par des taches personnelles ou par des personnes de son entourage 😸

Difficile de débuguer à deux et de recetter

💡 Solutions mises en place pour palier à ces soucis

Déplacer les réunions internes de planification de sprint à des jours où nous sommes en télétravail pour favoriser la production en équipe les jours en agence

Lister le matériel manquant chez soi pour que l’agence puisse équiper chaque membre afin d’avoir un bon confort

Maintenir le présentiel en agence toutes les semaines, entre 2 et 3 jours

Faire des points quotidiens plus détaillés lors desquels on explique ce qui nous a pris plus de temps que prévu et pourquoi

Mettre en place un Discord d’agence pour mettre en place des salons et mieux communiquer quand nous sommes en télétravail

NB : malgré la majorité de la semaine en télétravail, nous arrivons toujours à maintenir notre productivité et à finir nos sprints 😉

Comment la pandémie mondiale a révélé l’intelligence collective de notre management ?

Je vais donc vous parler de tout ce que nous avons mis en place pour faire en sorte que cette curieuse période se passe du mieux possible.

Avant toute  chose, après un temps de latence qui a été observé chez nous et tous nos clients afin de digérer l'information de ce premier confinement, nous avons pris la décision de nous réunir autour d'une table et d'un café (le dernier en présentiel avant quelques temps) afin de réfléchir ensemble à une organisation de travail répondant à ces contraintes de confinement. Dialogue et échange étaient de mises 💬.

En effet, chaque personne a un ressenti personnel concernant cette pandémie, a une situation familiale et personnelle unique, ou encore un mode de transport qui était perturbé  (tram, bus, train).

Ainsi, l'enjeu, afin de proposer un plan d'action ou une nouvelle organisation de travail qui soit réaliste et confort pour tout le monde, était de connaître le ressenti, l'opinion et les conditions de travail de chacun.

Étant une équipe de 6 personnes il a été assez simple de récolter toutes ces informations et ces avis, et à la fin, nous avons donc, tous ensemble, réfléchi à la manière dont on voulait travailler pour les quelques mois à venir (on ne savait pas encore que cela durerait plus d'un an).

Step 2 : application de SCRUM à domicile

Bye bye notre tableau grandeur nature avec nos post-it de tâches à réaliser sur un sprint et surtout bye-bye la pause café entre collègues 😢

Pour ce qui est de notre organisation de travail, nous avions déjà toute notre méthode de travail Scrum (redirection vers article Scrum) accessible en numérique, donc notre organisation déjà solide et éprouvée allait faire ses preuves une nouvelle fois 🙂 Voici les outils qui nous ont permis de rester connectés et de continuer à travailler comme si de rien n'était 🙃

Scumpy : notre outil de gestion et suivi de production

Slack : notre outil de papotage favoris 😉

Mana : notre outil interne développé par nos soins qui nous permet de timer notre production et faire des comptes-rendus précis à nos clients

Google Meet : notre outil de visioconférence préféré

Gmail : notre outil pour communiquer les livrables, planning ou autres informations à nos clients

Notion : notre outil de d'organisation et prises de notes fétiche

Avec ces quelques outils, nous pouvions : planifier, suivre et donc assurer notre production, faire un retour à nos clients sur celle-ci et échanger entre nous, le B-A-BA.

En amont, nous nous sommes cependant assurés que chacun ait un poste de travail confortable à son domicile, une connexion internet décente, et une situation personnelle permettant d'avancer dans des conditions sereines (travailler avec 3 enfants en bas âge et un chat qui miaule 20h/24h, ce n'est pas l'idéal qu'on se le dise 😉).

Également, pour les personnes qui préféraient travailler à l'agence, chacun avait un jeu de clé et la machine à café à dispo avec des capsules ;), aucun interdit de ce côté-là !

L'ajustement principal fut l'adaptation de notre point quotidien (le daily ⏲). Après discussion, nous l'avons déplacé du midi au matin, il deviendrait ainsi notre premier rendez-vous de la journée, ce qui nous permettrait de :

Nous dire bonjour et prendre des nouvelles des uns et des autres quotidiennement (nous n'étions cependant pas prêt à entendre Manu nous dire "C'est la fatiiiigue 🥱" tous les jours ou à écouter Romain pousser la chansonnette car il est très matinal)

Savoir ce qui avait été fait la veille, ce qui allait être fait dans la journée et s'il y avait des points de blocage, et ce pour chacun d'entre nous

En effet, le challenge n'était finalement pas de travailler et de tenir nos délais avec le télétravail (aspect sur lequel nous étions assez confiants), mais surtout de garantir une bonne communication entre chacun et maintenir la fluidité que nous offrait le travail en présentiel.

Bref, c'était parti, nous allions donc travailler de chez nous, une nouvelle méthode de travail à apprivoiser ! 🙂

Après 7 semaines non stop de télétravail, nous nous manquions 🙂, et surtout nous avions eu quelques loupés en termes de communication (rien de dramatique),mais les débuts de sprint et fin de sprint étaient moins efficaces et moins clairs pour chacun.

Difficile de maintenir un point de 2h00 non-stop avec toute une équipe, en gardant notre concentration, écoute et compréhension, ce qui a forcément engendré quelques loupés !

Nous sommes donc tombés d'accord afin de revenir à l'agence tous les lundis de début de sprint et tous les vendredis de fin de sprint afin de bien organiser nos sprints.

Puis nous étions contents de nous voir 🙂 mais attention, qui dit présentiel, dit précautions : masque obligatoire, gel hydroalcoolique et ménage hebdomadaire maintenu.

1 an et demi après, nous avons toujours ce rythme et cela nous convient parfaitement. Notre rythme est trouvé ! 🎉

On s'est découvert des ressources insoupçonnées (oui, oui, tout ça) : des facilités d'adaptation, de flexibilité et de communication même à distance 😊

On a fait une de nos meilleures années d'agence en termes de chiffre d'affaires, malgré tout

Cela nous a permis de valider et confirmer notre organisation de travail Scrum (pratique agile), et les outils utilisés au quotidien

Mais chuuut 🤫, je vais vous dévoiler un secret : on se manque quand même un peu, et on préfère se voir en vrai, notamment pour Banger le midi.

On a survécu à 2012, à Trump et à la mode des Crocs, c'est pas pour s'arrêter à cause du COVID.

Je ne vous apprends rien si je vous dis que depuis 2019, nous subissons une pandémie mondiale #COVID, et comme toute agence, nous avons du nous adapter et nous organiser afin de garantir la continuité de nos projets et la pérennité de notre petite (mais costaud) agence.

Comment une agence digitale fait pour rester agile pendant la pandemie COVID-19 ?

Rester agile pendant une pandémie mondiale

Design, code & vied’une agence bordelaise